Immer die benötigten Ersatzteile bei Bedarf zur Verfügung zu haben und dies ohne eigenen Lagerbestand, ist wünschenswert aber nur schwer zu realisieren. Um sich diesem Ideal anzunähern, ist es hilfreich, die folgenden 5 Prozesse im Unternehmen zu verankern und optimal auszugestalten.
In der Praxis bedeutet die Umsetzung des beschriebenen Idealzustands für das Unternehmen verbesserte technische Anlagenverfügbarkeiten, keine Kapitalbindung durch Ersatzteilbestände, keine vorzuhaltende Lagerinfrastruktur sowie einen geringeren Personalaufwand durch z.B. Wegfall der Inventur und der Ein- sowie Auslagerungsprozesse.
Zu 100% lässt sich dieser Idealzustand in der Regel nicht umsetzen, weil u.a.
- nicht alle Anlagenausfälle mit ausreichendem zeitlichen Vorlauf vorhergesagt werden können, so dass die dafür benötigten Ersatzteile rechtzeitig angeliefert werden können
- der Aufbau eines Lagerbestands für abgekündigte Ersatzteile wirtschaftlicher sein kann als die Alternative eines Anlagenumbaus oder der Ersatzbeschaffung
- die Prozesskosten der Bestellungen höher sind als die Kapitalbindungskosten bei Einlagerung und einmaliger Bestellung
Vor diesem Hintergrund ist es zweckmäßig, Prozesse im Unternehmen umzusetzen, die dabei unterstützen:
- die Auswirkung eines Bauteilausfalls für den Betrieb zu reduzieren
- die Instandhaltung planbarer zu machen
- die Ersatzteilbereitstellung zu beschleunigen
- die Kosten der Ersatzteilbeschaffung zu reduzieren
- Lagerbestände zu reduzieren
Daraus ergeben sich die folgenden Prozesse, die einen positiven Einfluß auf die Ersatzteilbewirtschaftung und den Ersatzteilbestand haben:
Prozess #1: Anlagenprojektierung
Im Rahmen der Anlagenprojektierung wird die Basis auch für den Umfang der benötigten Ersatzteilbestände gelegt. Wichtige Aspekte herbei sind eine standardisierte Auslegung der Baugruppen, der Einbau von Redundanzen und die Beachtung instandhaltungsfreundlicher Konstruktionsprinzipien, also zum Beispiel werkzeugloser Wechsel von Verschleißteilen und Ähnliches.
Prozess #2: Instandhaltungsstrategie
Durch Einsatz einer nachvollziehbaren und methodisch fundierten Vorgehensweise zur Ableitung der Instandhaltungsstrategie kann der Anteil der planbaren Instandhaltungsarbeiten maximiert werden. Die Instandhaltungsstrategie sollte regelmäßig überprüft und angepasst werden.
Prozess #3: Ersatzteilstrategie
Auf Basis der aktualisierten Instandhaltungsstrategie lässt sich nun die Ersatzteilstrategie ableiten. Diese legt fest, welche Artikel in welcher Menge auf Lager zu legen sind. Wie bei der Instandhaltungsstrategie ist auch die Ersatzteilstrategie regelmäßig zu überprüfen. Hier gilt es insbesondere auf die Lieferfähigkeit und Lieferdauer der Ersatzteillieferanten zu achten.
Prozess #4: Stammdatenverwaltung
Die Aufnahme der Ersatzteile als Stammdatensatz im genutzten IPS ist die Basis für einen effizienten Beschaffungsprozess, das Ersatzteil-Controlling, eine mengen- und wertmäßige Lagerhaltung und die Identifizierung von Dubletten.
Werden die Ersatzteile auch noch den technischen Plätzen zugeordnet, können bei der Abkündigung von Ersatzteilen schnell die Auswirkungen ermittelt werden und geeignete Maßnahmen zur Sicherung der Ersatzteilverfügbarkeit ergriffen werden.
Prozess #5: Beschaffungsprozess
Die Instandhaltung ist zwar nicht verantwortlich für die Ausgestaltung des Beschaffungsprozesses, sie kann jedoch die Basis für eine schnelle und kosteneffiziente Ersatzteilbeschaffung legen. Hierbei sind in Abstimmung mit dem Einkauf folgende Aspekte zu klären:
- Festlegen von Bestellmengen und Bestellpunkten zur automatisierten Nachbestellung
- Aufbau von Konsignationslagern insbesondere für Ersatzteile mit hoher Umschlagshäufigkeit
- Genaue Beschreibung der Ersatzteilspezifikation
- Bestandsreduzierung durch Optimierung der Supply Chain oder Plattformisierung
Ohne die Ausgestaltung der 5 Prozesse wird eine Reduzierung der Ersatzteilbestände auf ein zweckmäßiges Maß (unter Berücksichtigung der wirtschaftlichen Rahmenbedingungen) nur schwierig umsetzbar sein.
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