Instandhaltungsleiter und Betriebsleiter sind stets auf der Suche nach Möglichkeiten, ihre Instandhaltungsprozesse zu optimieren. Gerade in Unternehmen, die einen hohen Anteil an Instandhaltungsarbeiten durch Fremdfirmen erbringen lassen, ist das Fremdfirmenmanagement eine wichtige Komponente. Doch wie lässt sich das Fremdfirmenmanagement verbesserern und neu konzipieren, um effektive Partnerschaften zu etablieren und somit einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen? Dieser Artikel bietet einen Überblick über die wichtigsten Schritte und bewährte Methoden zur Optimierung des Fremdfirmenmanagements.
Eine erfolgreiche Partnerschaft mit Fremdfirmen ist entscheidend für die Ausgestaltung einer zukunftsfähigen Instandhaltung. Natürlich gibt es eine Vielzahl an Faktoren, die Einfluß auf die erfolgreiche Ausgestaltung haben. Im Folgenden wird eine Auswahl an fünf zentralen Aspekten vorgestellt, die Sie dabei unterstützen, Ihr Fremdfirmenmanagement zu verbessern und reibungslose Abläufe sicherzustellen.
Fremdfirmenstrategie
Ausgangspunkt für erfolgreiche Zusammenarbeit mit Fremdfirmen ist immer die Frage nach dem „Warum“. Warum sollten ausgewählte Leistungen besser durch Fremdfirmen erbracht werden und nicht intern. Dieses „Warum“ hilft dann später bei der Bewertung der Erfolgswirksamkeit der umgesetzten Fremdfirmenstrategie und der Optimierung der Prozesse. Zusätzlich wird bei der Festlegung der Fremdfirmenstrategie auch die Art der vertraglichen Ausgestaltung festgelegt.
Klare Kommunikation und transparente Vertragsgestaltung
Eine klare Kommunikation ist essenziell für eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit Fremdfirmen. Dies umfasst im Wesentlichen den Informationsaustausch im Tagesgeschäft (Welche Leistungen sind wie und wann zu erbringen) im Rahmen des Auftragswesens. Jedoch umfasst dies auch regelmäßige Besprechungen auf operativer aber auch auf Leitungsebene, um Erwartungen abzugleichen und die Zusammenarbeit weiter zu festigen. Basis des Austauschs bildet hierbei immer das Vertragswerk, in dem die Eckpunkte der Zusammenarbeit ausgestaltet sind.
Partnerschaftliche Zusammenarbeit statt Auftragsvergabe
Statt lediglich Aufträge zu vergeben, sollten Unternehmen eine partnerschaftliche Zusammenarbeit mit ihren Fremdfirmen anstreben – insbesondere den Firmen, die regelmäßig Leistungen mit einem hohen Arbeitsvolumen erbringen.
Diese Zusammenarbeit ist geprägt u.a. von einer gemeinsamen Planung und Optimierung der Instandhaltungsprozesse. Dies führt idealerweise zu einem effizienteren Ressourceneinsatz und einer verbesserten Auslastung der eigenen Ressourcen und der Ressourcen der Fremdfirmen und somit zu geringeren Instandhaltungskosten. Gerade in Unternehmen, die regelmäßig die gleichen Fremdfirmen bei sich „auf dem Hof“ haben, kann es zweckmäßig sein, die Fremdfirmen auch in den eigenen kontinuierlichen Verbesserungsprozess einzubinden.
Kontinuierliche Überwachung und Optimierung
Die kontinuierliche Überwachung und Optimierung von Instandhaltungsprozessen ist ein fortlaufender Prozess. Unternehmen sollten ihre Prozesse und Strukturen regelmäßig überprüfen, um Schwachstellen zu identifizieren und Verbesserungspotenziale aufzudecken. Dies sollte natürlich auch auf die Fremdfirmenprozesse angewendet werden. Ausgewählte Kennzahlen unterstützen dabei die Überwachung der Leistungserbringung durch die Fremdfirmen. Dokumentiert wird die Qualität der Leistungserbringung idealerweise in der Lieferantenbeurteilung.
Geschulte Mitarbeiter
Um eine effektive Zusammenarbeit mit Fremdfirmen zu gewährleisten, ist die Kenntnis des Vertragswerks für die in den Fremdfirmenprozess eingebundenen Mitarbeiter wichtig. Im Fokus sollten die folgenden Aspekte stehen:
- Schnittstellen in den Fremdfirmenprozessen
- Vertragskonforme Auftragsvergabe
- Auftragskoordination und Leistungsabnahme
- Überprüfung der Rechnungslegung
- Rechtliche Aspekte der Zusammenarbeit mit Fremdfirmen
Fazit
Ein effektives Fremdfirmenmanagement ist entscheidend für den Erfolg der Instandhaltung, insbesondere je höher der Fremdfirmenanteil ist. Durch eine optimale Instandhaltungsstrategie, klare Kommunikation, partnerschaftliche Zusammenarbeit, kontinuierliche Optimierung und Investitionen in die Mitarbeiterqualifizierung können Unternehmen das Fremdfirmenmanagement weiterentwickeln. Möchten Sie mehr über die Optimierung Ihres Fremdfirmenmanagements erfahren? Kontaktieren Sie uns für eine individuelle Beratung!
