Aufgrund von Corona gab es in diesem Jahr in den Unternehmen teilweise drastische Umsatzeinbußen und damit einhergehende Produktionsrückgänge. So erwartet der VDMA für den Maschinen- und Anlagenbau einen Produktionsrückgang von ca. 17% in 2020. Damit erhöht sich der Kostendruck auf die Unternehmen aber auch auf die Instandhaltung. Es gilt also, schnell die Instandhaltungseffizienz zu steigern. Dazu stehen der Instandhaltung 6 Kernhebeln zur Verfügung. Zusätzlich Bedarf es dazu jedoch auch einer strukturierten Vorgehensweise in 4 Schritten.
Schritt 1: Strategischen Rahmen klären
Im ersten Schritt ist durch die Instandhaltung zu klären, wie die Unternehmensleitung die zukünftige Entwicklung des Unternehmens sieht. Hierbei sind für die Instandhaltung insbesondere die folgenden drei Aspekte von Bedeutung:
Die zukünftige wirtschaftliche Entwicklung des Unternehmens
Während der Corona-Krise wurden derzeit im Wesentlichen 3 unterschiedliche Szenarien diskutiert – die L, U oder V-Entwicklung.
Bei der L-Entwicklung wird davon ausgegangen, dass die wirtschaftliche Lage langfristig auf dem derzeit niedrigen Niveau bleibt. Bei der U-Entwicklung wird eine mittelfristige Erholung der wirtschaftlichen Lage antizipiert und bei der V-Entwicklung erfolgt die Erholung des Unternehmens kurzfristig und erreicht in wenigen Monaten wieder das Vorkrisen-Niveau.
Da von der Instandhaltung auch kostenwirksame Maßnahmen getroffen werden können, die erst mittel- bis langfristig wirken, ist hier eine genaue Kenntnis der Einschätzung bzgl. der wirtschaftlichen Entwicklung notwendig.
Die Entwicklung des Produktportfolios
Durch Krisen werden Veränderungsprozesse beschleunigt und auch Kundenbedarfe können sich kurzfristig drastisch verändern (z.B. die derzeit gestiegene Nachfrage nach Software für Video- und Telefonkonferenzen). Für die Instandhaltung ist daher von Bedeutung, mit welchem Anlagenpark kurz-, mittel- und langfristig die Produktion sichergestellt werden soll. Unternehmen, die ein Asset Management-Managementsystem nutzen, können hier auf ihren strategischen Asset Management Plan zurückgreifen.
Regulatorischer Rahmen
In Krisen werden teilweise Lockerungen des regulatorischen Rahmens beschlossen (z.B. Aussetzung der Insolvenzantragspflicht) oder zeitlich befristete Förderungen ermöglicht. Für die Instandhaltung ist hierbei wichtig, die sich daraus ergebenden Möglichkeiten zu kennen und vollständig auszuschöpfen.
Schritt 2: Aktuelle Kostensituation kennen
Um die Kosten in der Instandhaltung kurz-, mittel oder auch langfristig zu reduzieren, stehen der Instandhaltung verschiedene Ansätze zur Verfügung. Ausgangspunkt ist jedoch die genaue Kenntnis der aktuellen Kostensituation. Dies bedeutet zu wissen:
- Wie hoch ist der Anteil der einzelnen Kostenarten (Personal, Material, Fremdfirmenleistungen, etc.)
- Wie hoch ist der Anteil der variablen Kosten und wie gliedert sich dieser auf?
- Für welche Leistungen (Wartung, Inspektion, Instandsetzung, Projekte,…) fallen Kosten an und in welcher Höhe?
- An welchen Anlagen fallen Kosten in welcher Höhe an?
Schritt 3: Hebel identifizieren und Maßnahmen ableiten
Im Schritt 3 werden nun die Kostenreduzierungen durch Verbesserungsmaßnahmen realisiert, die entweder die Effektivität in der Instandhaltung erhöhen oder die die Effizienz weiter steigern.
Hierbei ergeben sich für die Instandhaltung 6 Kernhebel:
Anpassen der Asset Strategie
Mit der Asset Strategie wird festgelegt, wie die Wertschöpfung durch den Anlagenbetrieb maximiert werden kann. Bei Produktionsrückgängen bzw. einem geänderten Nachfrageverhalten können Anlagen stillgelegt bzw. auch bei Behörden abgemeldet werden.
Die aktualisierte Asset Strategie hat zusätzlich Einfluß auf die technischen Projekte. Hier ist die Allokation des Projektbudgets kritisch zu hinterfragen.
Anpassen der Instandhaltungsstrategie
In Unternehmen wird in einer solchen Phase häufig von einer verfügbarkeits-orientierten Instandhaltungsstrategie auf eine kostenoptimierte Instandhaltungsstrategie umgestellt. In diesem Fall werden Wartungs- und Inspektionsarbeiten mit festen Intervallen (nicht gemeint sind gesetzlich vorgeschriebene Arbeiten) zum Teil verlängert oder sogar teilweise ersatzlos gestrichen.
Anpassen der Fremdfirmenstrategie
Durch den Produktionsrückgang wird sich auch das Auftragsvolumen in der Instandhaltung reduzieren. Somit ist zu prüfen, inwiefern extern eingekaufte Instandhaltungsleistungen durch eigene Mitarbeiter substituierbar sind. Zusätzlich ist von den externen Instandhaltungsdienstleistern deren Leistungsfähigkeit in der Krisenzeit zu erfragen. Sollten sich kritische Einschränkungen in der Leistungserbringung abzeichnen, sind Gegenmaßnahmen zu ergreifen.
Anpassen der Ersatzteilstrategie
Der Rückbau und auch die Stilllegung von Anlagen haben Auswirkungen auf den Ersatzteilbestand und die hinterlegten Dispositions-Daten. Die konkreten Auswirkungen sind von der Instandhaltung zu bestimmen. Zudem sollte Sie analysieren, inwiefern die Ersatzteillieferanten weiterhin lieferfähig oder ob sich Lieferengpässe und längere Lieferzeiten zu erwarten sind.
Verbesserung der Prozesseffizienz
Die verschwendungsfreie Umsetzung der Instandhaltungsprozesse ist unabhängig von der Krisensituation, regelmäßig zu überprüfen. Mit einzubeziehen sind hierbei auch die Fremdfirmen. In der Vergangenheit haben sich gerade in diesem Bereich deutliche Verbesserungspotenziale gezeigt.
Organisationsstruktur
Die Ansatzpunkte Asset, Instandhaltungs- und Fremdfirmenstrategie sowie die Verbesserung der Prozesseffizienz werden auch Auswirkungen auf die benötigte Mitarbeiterqualifikation und die Organisationsstruktur haben.
Wichtig ist gerade in Krisenzeiten, die verschiedenen Maßnahmen mit Augenmaß umzusetzen. Risikobeurteilungen und ein Szenario-Management helfen dabei, die richtigen Entscheidungen zu treffen.
Schritt 4: Überprüfen der Wirksamkeit
Die Wirksamkeit der getroffenen Maßnahmen lässt sich nun im Rahmen des bestehenden (Technischen) Controllings überwachen. TIPP: Überprüfen Sie, ob die bestehenden Auswertungen sowie Entscheidungs- und Eskalationsprozesse der Situation angemessen ausgestaltet sind.
Mit diesen vier Schritten lassen sich die Auswirkungen der Krise auf den Instandhaltungsbereich reduzieren.
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