„Ohne Teile keine Eile“. Fehlen dem Instandhalter die dringend benötigten Ersatzteile zur Durchführung von Instandhaltungsarbeiten, ist guter Rat teuer und es ist auch Improvisation gefragt. Aufgabe des Ersatzteilmanagements ist es, solchen Situationen entgegenzuwirken – nämlich die Bereitstellung der benötigten Ersatzteile, zum gewünschten Zeitpunkt, am richtigen Ort, in der benötigten Menge und Qualität und natürlich zu möglichst geringen Kosten zu garantieren (s. auch 7R+ in der Instandhaltung). Hierbei sollten die folgenden 4 typischen Fehler beim Ersatzteilmanagement vermieden werden:
1) Kein bestandsgeführtes Lager
Ein bestandsgeführtes Ersatzteillager ist ab einer bestimmten Größenordnung unabdingbar und die Basis für ein erfolgreiches Ersatzteilmanagement. Ohne eine aktuelle Lagerbestandsübersicht, also welcher Artikel in welcher Menge eingelagert ist, kann es bei ungeplanten Instandhaltungsarbeiten leicht zu Überraschungen kommen – die benötigten Ersatzteile sind nicht mehr auf Lager und wurden auch nicht rechtzeitig nachbestellt.
Vor diesem Hintergrund ist es bei einem bestandsgeführten Lager insbesondere wichtig, dass:
- Lagerab- und zugänge zeitnah und korrekt gebucht werden
- Bestellpunkte festgelegt sind
- Materialreservierungen für z.B. geplante Instandhaltungsarbeiten möglich sind
Somit können Materialbedarfe rechtzeitig erkannt und Nachbestellungen zeitgerecht ausgeführt werden.
2) Keine regelmäßige Überprüfung der Lieferzeit kritischer Ersatzteile
Nicht immer werden alle benötigten Ersatzteile vor Ort eingelagert. Insbesondere wenn die Lieferzeiten der Hersteller sehr kurz sind, kann es durchaus sinnvoll sein, Ersatzteile nur bei Bedarf zu beschaffen, also die Ersatzteile nicht einzulagern und somit das gebundene Kapital zu reduzieren. Doch manchmal ändern sich auch Lieferfristen. So kann es durchaus vorkommen, dass ein Ersatzteil nicht mehr eine Lieferfrist von 3 Tagen sondern von mehreren Monaten hat. In solchen Fällen sind die Bestellpunkte anzupassen und die Lagerbestände zu überprüfen. Eine proaktive Lösung ist es, mit den Lieferanten kurze Lieferzeiten für kritische Ersatzteile vertraglich zu vereinbaren.
3) Keine aktuelle Instandhaltungsstrategie
Das Ausfallverhalten verändert sich bei den meisten technischen Anlagen über die Zeit. Somit sollte auch die Instandhaltungsstrategie regelmäßig angepasst, wenn auch weiterhin die geforderte technische Anlagenverfügbarkeit zu minimalen Kosten von der Instandhaltung bereitgestellt werden soll. Veränderungen in der Instandhaltungsstrategie aber auch des Anlagenausfallverhaltens können ebenfalls zu Veränderungen in dem benötigten Ersatzteilbestand, den einzulagernden Mengen und den benötigten Liefergarantien zur Folge haben.
4) Keine proaktive Überprüfung der Abkündigung von Ersatzteilen
Anlagenhersteller sind nicht verpflichtet, auf unbegrenzte Zeit eine ausreichende Anzahl an Ersatzteilen zur Verfügung zu stellen. Somit kommt es regelmäßig zu Produktabkündigungen und somit zum Auslaufen der Ersatzteilverfügbarkeit. Sind längerfristige Garantien notwendig und seitens der Instandhaltung gewünscht, so sollten diese Garantien möglichst bereits beim Kauf einer Anlage vertraglich vereinbart werden. Ansonsten gilt es, für den Fall einer Produktabkündigung die notwendigen Gegenmaßnahmen zu ergreifen, wie z.B. Aufkauf von Restbeständen, ausweichen auf Alternativlieferanten oder technische Umbauten.
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